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【ビジネス英語】メールの件名・宛名の書き方・書き出し表現

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仕事では会ったこともない相手にメールを送ることもよくある。

本当にこの書き方でよいのかと悩んでなかなか送信ボタンが押せなかった経験から、英文メールの書き出しや宛名の書き方についてまとめる。

ケン
ケン

担当者がわからないときに宛名の書き方がわからないんだけど

クミ
クミ

会ったこともない相手に Dear を使っていいの?

ケン
ケン

挨拶や自己紹介はちゃんとした方がいいよね

でもなんだか文章が長くなっちゃうし・・・

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件名の書き方

件名を見たときに用件が一目でわかれば、優先的に読んでもらいやすくなる。

以下件名の例。

Request for inspection certificate submission
検査証明書提出のお願い

  • inspection certificate:検査証明書
  • submission:提出

Confirmation of shipping date
出荷日のご確認

  • confirmation:確認
  • shipping:出荷、発送

Inquiry about product specification
製品仕様についてのお問い合わせ

  • inquiry:問い合わせ
  • specification:仕様

Notification of change of charge
担当変更のお知らせ

  • notification:通知、告知
  • charge:担当

Apology for Non-conformity
不適合に対するお詫び

  • apology:謝罪、詫び
  • Non-conformity:不適合

件名では、見やすさを重視して多少文法を崩しても構わない。

例えば、冠詞 a と the や前置詞 of や for などは省いても問題ない。

新聞や雑誌の記事の見出しでも同じことをしている。

コロン “:” やブラケット “[]” と組み合わせて↓のようにしても、わかりやすくなる。

Submission Request: document no. ***-****
提出依頼:図書番号***-****

Due April 15: Software Update
4月15日期限:ソフトウェアアップデート

注意を引きたいときには↓のような表現も使える。

[Urgent]:【至急】

[Top Urgent]:【大至急】

[Important]:【重要】

[Reminder]:【リマインド】

Urgent や Top Urgent は相手への圧が強いため、乱用は控える。

特に URGENT! のように全部大文字にしたり “!” を使って強調させるのは、相手に怒鳴られている印象を与えてしまう。

スパムメールと認識される可能性もある。

ケン
ケン

自分がお客さん側とか優位な立場でも、相手との関係はフラットだよ

Reminder は「思い出させる」「念押し」「再確認」といった意味。

連絡済みの案件の締め切りが迫っているときに「忘れないようにお願いします」というように使う。

宛名の書き方

宛名は状況に応じて使い分ける。

相手の名前がわかる場合

Dear Mr. Smith, (相手が男性)

Dear Ms. Smith, (相手が女性)

Dear「親愛なる」というと、既に知っている相手にしか使えなさそうな表現だが、面識のない人もこれでOKとのこと。

女性に対して Mrs. や Miss は使わない。

既婚かどうかはビジネスにおいて区別する必要はなし。

クミ
クミ

間違えてたら失礼だしね

ちなみに時々 Dr. (博士) のような肩書の人もいたりするので、事前にわかっていたらそちらを使う。

↑ような敬称を使う場合、ファーストネームではなくラストネームのみかフルネームを書く。

名前の最後にカンマを付けて1行開けてから本文に入るというのが基本ルール。

相手と面識がある・ある程度やり取りをしている場合

Hi John, (ファーストネーム)

Hello John, (ファーストネーム)

Dear John, (ファーストネーム)

顔なじみや、会っていなくても何度かやり取りをしているのであれば、↑のように表現できる。

いつまでも Mr. や Ms. を使っていると「なかなか打ち解けてくれない人」のように思われるらしい。

ただ、正式に謝罪する場合などは Mr. や Ms. とする。

ちなみに、海外の方が次のように宛名を書いてくれることもよくある。

Dear Hisato-san,

Dear Hisato san,

日本語の「さん」そのまま。

この場合は、こちらも同じように san で返している。

相手が男性か女性かわからない場合でも使えるので便利。

ケン
ケン

日本人としてはなんだか嬉しいね

相手の名前がわからない場合

できれば相手の名前がわかったうえでメールを送る方が良いが、わからない場合は↓、

Dear Sir, (相手が男性)

Dear Madam, (相手が女性)

To whom it may concern,

性別もわからない場合は↓、

Dear Sir or Madam,

Dear Sir / Madam,

To whom it may concern,

とする。

Sir は男性への呼びかけで Madam は女性への呼びかけ。

To whom it may concern は「関係各位」「ご担当者様」の意味。

直訳すると「関係のありそうな誰かへ」といったところ。

相手が複数人の場合

Dear Sirs, (女性の場合は Madams)

Dear Sirs or Madams,

Dear Sirs / Madams,

Dear all,

To whom it may concern,

送る相手が複数人のときはこのような表現が可能。

ただ、あまり複数人宛に送ると「他の誰かが反応してくれるだろう」と思われて誰も反応してくれないケースもよくある。

なるべく宛名は特定した方がよい。

クミ
クミ

メールが返ってこないと思ったらそういうことだったのね

Dear Sirs or Madams と To whom it may concern はどちらを使うべきか

ネイティブの意見を確認してみたところ、人によって回答は違った。

Sirs や Madams はフォーマルな表現だが、人によっては少し古いイメージを持つらしい。

日本人同士のメールの宛名に「○○殿」という表現が未だ使われていることと同じようなことなのかもしれない。

使ったら失礼だとか、笑われるという程おかしいものではない。

ちなみに、宛名の書き方によって結びの言葉を選ぶ。

下記の記事でまとめる。

書き出しの表現

ビジネスメールでは、要件をわかりやすく相手に伝えることが大事。

時候のあいさつや背景から書き始めてなかなか本題に入らないと、相手もストレスを感じて読む気が失せてしまう。

ビジネスパーソンは皆多忙のため、相手に時間を取らせないこともマナー。

なので、前置きは省くか簡単なあいさつにとどめる。

必要であれば自分の立場を説明して、そのあと用件を伝えるだけでよさそう。

自己紹介をする場合

My name is ~ が一番普通かと思う。

電話と違い This is ~ という表現はメールでは使わない。

My name is Takeda from ABC corporation.
ABCコーポレーションの武田と申します。

from 会社名 とするのが一般的。

役職や部署を伝えたい場合は、

My name is Takeda, manager of quality control for ABC corporation.
私はABCコーポレーション品質管理マネージャーの武田と申します。

  • manager:責任者、主任、部長
  • quality control:品質管理

と、名前のあとにカンマで区切ったあと「役職」of「部署」for「会社名」とする。

部署を言う代わりに何かを担当していることを伝えたい場合は、カンマで区切ったあとに I am でつなげると書きやすい。

I’m ではなく I am としているが、これはメールでは短縮形を使わない方がフォーマルな印象になるから。

ケン
ケン

短縮形が絶対ダメってわけではないけどね

My name is Takeda, I am in charge of advertising design for this product.
この商品の広告デザインを担当している武田と申します。

  • in charge of A:Aを担当している
  • advertising:広告

↑の in charge of ~「~を担当している」はビジネスパーソンの定番表現。

第三者から紹介を受けて連絡する場合は↓のように be referred to ~「~を紹介される」を使うとよい。

My name is Takeda, I was referred to you by Mr. Hiroshi Ando.
武田と申します。安藤ヒロシさんからご紹介を受けました。

  • A be referred to B:AがBに紹介される

↓仕事を引き継いでいる場合は take over ~「~を引き継ぐ」が使える。

My name is Takeda, I will take over the sales marketing position from Mr. Hiroshi Ando.
武田と申します。安藤ヒロシさんからセールス・マーケティングを引き継ぐことになりました。

  • take over A:Aを引き継ぐ

ちなみに My name is ~ という表現を侍が「拙者は~でござる」と言っているようだという噂が出回っていたこともあるが、そんなことはない。

普通に使うし、むしろビジネスメールのようなフォーマルな文章に適している。

前文の例

前文は丁寧な印象を与えることが出来るが、メールのやり取りが続くときや、よくやり取りをしている相手など、場合によっては省くこともある。

短い文章を1行くらいが、本題に入る前のワンクッションとしてもちょうどよい。

I hope all is well with you.
お世話になっています。(好調であることを願っています)

I hope everything goes well with you.
お世話になっています。(好調であることを願っています)

I hope you are doing well.
元気に過ごされていることを願っています。

Thank you for your visit the other day.
先日はご来訪いただきありがとうございました。

Thank you for your cooperation.
ご協力ありがとうございます。

I am so grateful for your support.
あなたのサポートに心から感謝しています。

  • grateful:感謝している

Thank you for your prompt reply.
早急なお返事ありがとうございます。

  • prompt:早速の
  • reply:返事

Thank you for sending me the file.
ファイルを送っていただきありがとうございます。

Sorry for the late reply.
返信が遅くなりましてすみません。

↑のようなフレーズがよく見られる表現。

クミ
クミ

2,3個くらいパターンを覚えておけば充分そうだね

用件の書き出し

まずメールの目的を述べる。

聞きたいこと、依頼したいことを冒頭に持ってくる方が目的が伝わりやすいメールになる。

↓の2つの文章はどちらも内容は同じ。

<文章A>も悪くないが、用件を先に伝えて理由を後に添える<文章B>の方が目的は伝わりやすい。

<文章A>

来月の部門ミーティングで過去案件の顧客満足度調査結果を整理して発表することになっており、来週末には資料をまとめる必要があります。

佐藤さんは案件Bを担当されていたと伺いました。

案件Bの顧客満足度調査結果をメールで送っていただけないでしょうか?

<文章B>

案件Bの顧客満足度調査結果をメールで送っていただけないでしょうか?

佐藤さんは案件Bを担当されていたと伺いました。

来月の部門ミーティングで過去案件の顧客満足度調査結果を整理して発表することになっており、来週末には資料をまとめる必要があります。

↓例文。

I am contacting you with regard to the upcoming conference on next Friday.
近々予定の金曜の会議に関してご連絡しています。

  • contact ~:~と連絡を取る
  • with regard to A:Aに関して
  • upcoming:近々行われる
  • conference:(大規模で公式な)会議

with regard to ~「~に関して」 もよく使う表現。

↓の文のように with regard to ~ の形にして「~するためにご連絡しています」ともできる。

I am contacting you with regard to confirm the detail of the specifications.
仕様の詳細について確認するためにご連絡しています。

  • confirm:~を確認する
  • detail:詳細
  • specification:仕様

↓のように with regard to ではなく regarding とすることもよくある。

I am contacting you regarding the upcoming conference on next Friday.
近々予定の金曜の会議に関してご連絡しています。

  • regarding:~に関して

↑の contacting の部分を↓のように reaching や writing としても意味は同じ。

I am writing you to report the progress of the action.
活動の進捗を報告するためにメールしています。

  • progress:進捗

必ずしも「~で連絡しています」のように始める必要はない。

自然であればOK。

例えば簡単なあいさつの後に↓のような感じで展開しても特に問題はない。

We received the product. However, it seems to be missing an accessory.
製品を受け取りました。しかしながら付属品が不足しているようです。

  • receive:~を受け取る
  • however:しかしながら
  • accessory:付属品

According to the document, the order is supposed to arrive on Saturday. However …
その書類によると注文の品が土曜日着となっていますが・・・(以下省略)

  • According to A:Aによると
  • order:注文品
  • be suppose to (do):~することになっている

ちなみに、ビジネスメールでは主語を I ではなく we とすることが多い。

ケン
ケン

we だと企業の立場として発言しているようになるね

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