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【ビジネス英語】突然英語で電話がかかってきたら・・・

World Library English

英語の電話対応にはパターンがある。

そんなに英語に自信がない段階でも、いくつかのフレーズを覚えておけば、それなりに円滑な対応ができる。

ケン
ケン

急にかかってきても心構えが・・・

クミ
クミ

メールならじっくり読んで、じっくり返信を考えることもできるけど・・・

ケン
ケン

なんか声も聞き取りにくいし

クミ
クミ

周りから注目されているみたいでなんか気になる

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電話の基本的な流れ

まずは基本的な電話の流れを再確認。

  1. 自分の名前を言う
  2. 相手の名前を確認する
  3. 用件を聞く
  4. 電話を取り次ぐ
  5. 不在を伝える
  6. 不在の場合の対応を決める
  7. 電話を終了する

大体この流れ。

あとポイントは、落ち着いてゆっくり話し、会話をリードすること。

自分のペースにしてしまう方が上手くいく。

ケン
ケン

今回はあくまで電話を取り次ぐときの話ね

自分の名前を言う

Hello. ABC corporation. Hisato Takeda speaking.
こんにちは、ABCコーポレーションの武田ヒサトです。

「会社名」+「自分の名前」が基本で、これに speaking を付けるだけで OK。

相手から「○○さんですか?」と聞かれたら、

Yes, this is he. May I ask who is calling?
はい、私です。どちら様でしょうか?

No, this is Hisato Takeda.
いいえ、私は武田ヒサトです。

クミ
クミ

電話の場合は I am ではなく this is を使うよ

ケン
ケン

This is he/she って言うんだね

相手の名前を確認する

May I have your name (and company name), please?
お名前(と会社名)をいただけないでしょうか?

have を ask に変えても OK。

もし名前が聞き取れなかった場合は↓

I’m sorry, but I couldn’t catch your name. Could you repeat that?
すみません、お名前を聞き取れませんでした。もう一度おっしゃっていただけないでしょうか?

catch は動きのあるものを捕まえるという動詞で、ここでは「聞き取る」の意味。

名前を聞いたらカタカナでもいいからメモしておく。

“Thank you, Mr./Ms. ○○.” と言って、一度相手の名前を口にしておくといいかも。

相手の名前が記憶に残りやすい。

ケン
ケン

名前を聞いた後に忘れないように気を付けないとね

用件を聞く

用件を聞くには↓のようなフレーズを使う。

特に1個目と2個目は電話以外でもよく使う接客の定番フレーズ。

How may I help you?
ご用件をお伺いします。(どのように手助けすればよろしいでしょうか?)

What can I do for you?
ご用件をお伺いします。(あなたのために私は何ができるでしょう?)

How may I direct your call?
どちらにおつなぎしましょうか?

  • direct:~を電話でつなぐ
クミ
クミ

direct は決まった方向に導くイメージを持つ動詞だね

電話を取り次ぐ

まずは、取り次ぐ相手が在席中か確認。

Please let me check if he/she is available.
彼が電話に出られるか確認させてください。

  • available:話すことができる

Hold the line, please.
しばらく(回線を切らずに)お待ちください。

Just a moment, please.
少々お待ちください。

在席が確認できたら、

I will put you through to him/her.
おつなぎいたします。

  • put A through:(電話で)Aにつなぐ

Let me transfer your call.
おつなぎいたします。(転送させてください)

  • transfer:(電話を)転送する

↓こんな表現もある。

I’ll get you the person in charge.
担当者に代わります。

  • get A B: AをBに(電話で)つなぐ
  • person in charge:担当者

in charge は “I’m in charge of production control.”「私は生産管理の担当です」のようにビジネスでよく使う表現。

ケン
ケン

取り次ぐ相手が在席してたらこれで終わり

不在を伝える

↓取り次ぐ相手が出勤していない場合

She is not in the office today.
本日彼女はオフィスにいないようです。

↓たまたま今は席にいない場合

She is away from her desk for a moment.
ただいま彼女は席を外しています。

↓会議に出ている場合

He is in the meeting right now.
彼は今会議に出ています。

↓別の電話で話し中の場合

She is on another line right now.
彼女は今別の電話に出ています。

↓取り込み中の場合

He can’t come to the phone right now.
彼は今手が離せないようです。

↓あと出張中の場合

He is away on a business trip for two weeks.
彼は出張で2週間不在です。

いずれも I’m afraid ~「あいにく~」や I’m sorry, but ~「申し訳ありませんが~」を冒頭におけば、丁寧な印象。

クミ
クミ

ここはちょっとパターン多いね・・・

不在の場合の対応を決める

不在の場合の対応は大体↓の3パターン。

  • 折り返し電話させる
  • 伝言を預かる
  • 電話があったと伝える

折り返し電話させる

折り返し電話させる場合は↓のように聞く。

Should I have him call you back?
折り返し電話させましょうか?

Should I~? ではなく Shall I~? でもOKだが、現代の英語では shall はあまり使われなくなってきているらしい。

あとここで出てくる have は使役動詞といって「~させる」という意味になる。

詳しくは↓の記事にまとめている。

ケン
ケン

とりあえず丸暗記でいいかな・・・

↓折り返し電話させたい場合は、相手の電話番号を確認。

Could I have your phone number?
連絡先を教えていただけますか?

もう一度名前を確認しておきたいときは↓のように聞く。

I’m afraid may I ask your name again?
恐れ入りますが、もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか?

スペルを確認したければ↓

Could you spell that for me, please?
スペルを教えていただけないでしょうか?

Please let me confirm the spelling.
A for Apple, L for Library, T for Transform, E for English, R for Robot and M for Microscope.
スペルを確認させてください。
Apple の A、Library の L、Transform の T、English の E、Robot の R、Microscope の M ですね。

  • confirm:確認する

スペルを確認するときの単語はなんでもいいが、正式には NATOフォネティックコードというものがあり、A~Z それぞれに国際基準のワードがある。

ホテル業界など職業によっては全部記憶するらしい。

<参考:フォネティックコード一覧>

文字NATOフォネティックコード国名や地名などの例
AAlphaAmerica
BBravoBrazil
CCharlieChina
DDeltaDenmark
EEchoEngland
FFoxtrotFrance
GGolfGermany
HHotelHong Kong
IIndiaIndia
JJulietJapan
KKiloKorea
LLimaLondon
MMikeMexico
NNovemberNew York
OOscarOslo
PPapaParis
QQuebecQuebec
RRomeoRome
SSierraSpain
TTangoTokyo
UUniformUnion
VVictorVictoria
WWhiskeyWashington
XX-rayX-ray
YYankeeYellow
ZZuluZebra
クミ
クミ

さすがにこれを覚えるのは大変そうね

伝言を預かる

↓伝言を預かる場合。

May I take a message?
伝言はございますか?

メッセージを預かったら↓のように言う。

All right. I’ll let her know.
承知しました。彼女に知らせておきます。

↑ let A know は「知らせる」の意味で、よく使う表現。

電話があったと伝える

↓電話があったことを伝えるだけの場合。

I will tell him that you called.
お電話いただいたことを彼に伝えておきます。

電話を終了する

最後に、

Thank you for calling. Have a nice day.
お電話ありがとうございました。良い1日を。

とでも言って一呼吸おいて電話を切る。

これで完璧なはず。

クミ
クミ

これで終わり!

だけど伝言がある場合は忘れず伝えないとね

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